L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, fornendo le istruzioni operative agli Uffici sulle importanti novità introdotte in materia di trasferte e missioni dei lavoratori dipendenti.
Le modifiche derivano:
- dall’art. 3, comma 1, lett. b), n. 3) del D.Lgs. n. 192/2024 (decreto delegato IRPEF)
- dall’art. 1, commi 81-83, della Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025)
- dall’art. 1 del D.L. n. 84/2025 (Decreto Fiscale), convertito in L. n. 108/2025
L’obiettivo dichiarato è la semplificazione della disciplina e una maggiore chiarezza sulla tracciabilità dei pagamenti.
Rimborso spese per trasferte nel territorio comunale: cosa cambia
Una delle principali novità riguarda i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale.
Il decreto delegato IRPEF prevede ora che:
i rimborsi non concorrono a formare il reddito del lavoratore dipendente se le spese sono comprovate e documentate.
Si supera così la precedente formulazione normativa, che richiedeva espressamente che le spese fossero comprovate “da documenti provenienti dal vettore”.
La modifica rappresenta un’importante semplificazione operativa, ampliando le modalità di documentazione valide ai fini fiscali.
Spese per vitto, alloggio e autoservizi: obbligo di pagamento tracciabile
La Legge di Bilancio 2025 introduce una condizione fondamentale per la deducibilità di alcune spese.
In particolare, le spese per:
- vitto
- alloggio
- viaggio
- trasporto effettuato tramite autoservizi pubblici non di linea (art. 1 L. 21/1992, ad esempio taxi e NCC)
sono:
- deducibili dal reddito d’impresa
- non imponibili per il lavoratore dipendente
solo se effettuate con mezzi di pagamento tracciabili.
In assenza di tracciabilità, viene meno il beneficio fiscale.
Estensione della regola alle spese di rappresentanza
La medesima limitazione è stata introdotta anche per le spese di rappresentanza.
Ai fini della deducibilità nel reddito d’impresa, anche queste devono essere sostenute con strumenti di pagamento tracciabili.
Si tratta di una misura volta a rafforzare il controllo fiscale e la trasparenza dei flussi finanziari.
Tracciabilità: quando è obbligatoria
La Circolare 15/E chiarisce inoltre le disposizioni introdotte dal D.L. 84/2025 (Decreto Fiscale).
L’obbligo di tracciabilità dei pagamenti è stato circoscritto, ai fini della determinazione dei redditi di lavoro dipendente e d’impresa, alle:
spese sostenute in occasione di trasferte o missioni effettuate in Italia.
Pertanto, la limitazione opera con riferimento alle trasferte nazionali.
Cosa devono fare le aziende
Alla luce delle novità normative, le imprese devono:
- verificare le procedure interne di gestione delle trasferte
- aggiornare i regolamenti aziendali sui rimborsi spese
- garantire l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili
- controllare la corretta documentazione delle spese
Un’errata gestione può comportare:
- perdita della deducibilità fiscale
- imponibilità dei rimborsi in capo al dipendente
- potenziali contestazioni in sede di controllo
Conclusioni
Le modifiche introdotte dal decreto delegato IRPEF e dalla Legge di Bilancio 2025 rappresentano un intervento di semplificazione, ma al tempo stesso richiedono maggiore attenzione nella gestione operativa delle trasferte.
La corretta applicazione delle nuove regole su documentazione e tracciabilità è fondamentale per evitare rischi fiscali.
Per una verifica delle procedure aziendali in materia di trasferte e rimborsi spese, lo Studio Associato Palmitessa è a disposizione per un’analisi personalizzata.
